预算管理
要跟踪您在薪金和工资上花了多少钱,请使用我们的 预算跟踪表. 这个简单的工资负担工作簿将允许您跟踪每个员工的工资或快速键.
使用奖励基金
这取决于你的预算和赞助商的批准, 你可以用你的奖励基金来支付学生工人, 研究生助教, 全职员工, 参与者, 或同伴.
支付/聘用: | 过程: |
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学生工作者 | 遵循 工作程序 招聘学生工,并联系财政援助办公室. |
研究生助理(气体) | 天然气是通过工资支付的. 遵循 工作程序 并填写学费减免表. 联系研究生院. |
全职员工 | 遵循 工作程序 招聘全职员工,请联系人力资源管理部门. |
研究员 | 请填写 奖学金申请表格. 如果您对此表格有任何疑问,请联系 莉斯• 在 研究处. |
参与者(按类型) | 澳门澳娱乐平台入口学生 填写奖励申请表并联系财政援助办公室. 现任路易斯安那州教师 与教师所在学校签订教师参与支持协议, 联系金融服务办公室. 其他参与者(e).g. 高中生) 填写一张 津贴支票申请表 并联络应付帐款. |
支出认证
首席研究员必须监督项目的所有支出. 每三个月一次, 研究办公室将向首席研究员提供一份记录在系统中的支出清单. 了解项目适当支出的人员必须审查费用.
因为PI最终负责项目的所有方面, PI将提供有关支出有效性的证明. 证书必须在收到通知后30天内签署. 相应的项目拨款管理员也将在证书上签名.
工资/努力认证
所有联邦赞助者都必须适用《澳门澳娱乐平台入口》的规定,以确定工作所需费用的允准程度,因此澳门娱乐城平台入口关于联邦赠款的项目负责人必须有文件 100% 与联邦基金签订赞助协议的雇员获得补偿的活动.
项目经理必须在工作日证明他们的努力. 工作量认证待办事项将出现在工作日收件箱中. 有关如何在出现此待办事项项时导航的概述,请查看我们的 基本导航说明.
为了协助Workday的认证工作,请使用以下列出的qrc.
独有的:
批准,无更改
成本的变化
预算修正案
在提案阶段, 预估预算是根据完成项目的预期费用确定的. 随着项目的进展, 由于项目成本的增加或完成项目所需资源的变化,可能需要对预算分配进行更改.
A 预算修正案 需要被请求吗. (A 不同的形式 如果在多个助学金之间转移,必须填写吗.)
这个过程是不同的固定价格和成本补偿奖励,但是 两者都需要填写预算修正表. 此外,一些奖项可能需要赞助商事先书面批准. Submitting a 预算修正案 does not add funds to the overall award amount; if this is necessary, 补充请求需要通过研究办公室的研究管理员提交给赞助商.
- 可发还费用奖励: 澳门娱乐城平台入口根据PI向该奖项收取的实际费用向赞助者开具发票. 只有在允许的费用与全额奖金相等的情况下,联合国大学才会收到全额奖金.
- 固定价格奖励: 如果奖励的具体条款得到满足,联合国教科文组织将获得全额奖励. 工发组织将保留在项目过程中未使用的任何资金.
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可报销费用奖励程序
可报销费用的奖励文件通常会详细说明要遵循的预算. 授予文件还将提及允许预算调整澳门澳娱乐平台入口.
Some awards require prior sponsor approval for all budget adjustments; others allow certain adjustments to be done without prior approval; and some do not require any prior approval. 对于所有费用可报销的奖项 要求修订预算表格 必须完成.
联系 您的奖后奖助金管理人 请协助填写表格.
与可报销费用奖励有关的费用分摊帐户也需要填写预算修订表格.
在某些情况下,财务系统预算没有进入费用实际出现的预算类别. 例如, 申请联邦奖励, 设备购买在1美元,000元及5元,000被列为供应品. 但在澳门娱乐城平台入口系统中,这些采购被列为设备. 如果预算是作为供应品录入的,当奖项最终确定时, 购买该设备时,会出现错误.
在这种情况下, 预算修改表可以用财务系统预算需要与批准的费用或费用相对应的理由来完成, 调整可以通过电子邮件处理. 电子邮件或表格必须与奖励文件一起保存.
事先批准情况的例子
请参考您的奖励文件了解具体要求. 然而, 根据2 CFR第200部分改编,在以下情况下,通常需要事先获得保证人批准:
- 在提案或奖励文件中未提及的情况下支付额外补偿
- 减少对学生的支持
- 减少参与者的资金
- 购买额外的或不同的设备
- 增加国际旅行
- 添加分包商
- 更改提案或批准的预算中提及的关键人员的姓名
- 更改提案或批准的预算中提及的分包商名称
- PI没有参与项目超过3个月,或者投入项目的时间减少了25%
- 更改项目的范围
获得保荐人批准
Sponsor approval should be obtained prior to spending the funds or changing the scope of the project; it should not be done after an item has been purchased or after an individual has been hired.
获得批准澳门澳娱乐平台入口对每个保荐人来说都是不同的. 有些需要正式的请求, 比如PI和研究办公室签署的备忘录, 而其他人则会接受PI的非正式电子邮件. 一些提交将通过赞助商的在线系统处理,而其他将通过电子邮件完成. 研究管理员可以提供帮助.
一般来说,请求应包括变更的理由和拟议的新预算. 发起人不得批准预算变更. 如果需要发起人批准而发起人不批准,奖助金管理人将不会处理预算调整.
发送给赞助商的预算修改请求将与赞助商的回复一起存档.
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固定价格奖励程序
请填写 要求修订预算表格.
固定价格授予文件——通常是合同——不指定预算细目. 而不是, 这些文件规定了将根据任务完成情况或交付成果支付给工发组织的固定数额.
然而, 必须有详细的预算,以便于在澳门娱乐城平台入口的财务系统中使用这些资金. 研究管理员(RA)将要求首席研究员(PI)准备预算.
因为预算通常不会交给发起人批准,也不是已执行合同的一部分, 在项目生命周期内,预算可以根据需要进行修改,无需发起人批准. 必须审查合同,以确保没有涉及预算调整的条款.
由于预算资金不足,费用交易无法通过预算检查, 研究经费管理办公室将审查项目报告,并确定在其他预算类别中是否有足够的资金可以用于所需的金额. 拨款管理员将通过电子邮件向PI发送报告副本,并要求PI批准在适当类别中减少拨款. 如果需要,PI可以建议不同的类别. 补助金管理员将根据邮件回复在财务系统中进行调整. 邮件要和文件一起保存,以防项目过程中对调整有疑问.